Presentación
El Departamento de Eventos de Vip´s Tour despliega sus actividades con un equipo humano capacitado para relacionarse con el Comité Organizador, panelistas y público, previendo sus servicios para la coordinación general de eventos, en sus aspectos técnicos y/o turísticos lo que garantiza una colaboración técnica y humana de primer nivel.Teniendo.en cuenta todos los detalles, contemplando todos los factores que influyen:  prever, .planificar, .definir ..objetivos .y .estrategias, establecer .alianzas, decidir correctamente, ejecutar, controlar, son algunas de nuestras tareas como organizadores. Con una visión amplia y criteriosa le brindamos el soporte profesional, todas las herramientas, conocimientos, .recursos y experiencia que necesita  para que su Evento sea un éxito. Porque a esto nos dedicamos, queremos transmitirle el compromiso y la tranquilidad que solo una empresa experimentada le puede brindar.
Ofrecemos. . .

COORDINACIÓN GENERAL. En lo que se refiere a Servicios Técnicos, se atiende las tareas de Secretaría General y todo el apoyo logístico que se requiera para el pre, durante y post evento, coordina con el Comité Organizador desde la planificación, distribución de tareas, asesoramiento y  asistencia en la realización de actividades inherentes al evento. Al igual que la elaboración de informes parciales para el Comité Organizador con el fin de realizar cambios necesarios o estructurales para el buen desarrollo, culminado con el informe final al término del contrato.
PLANIFICACIÓN
* Selección de la Sede: ayudamos a determinar cual será la sede más conveniente para su evento, pues contamos con una base de datos e informes sobre las posibles sedes de acuerdo a la cantidad de posibles participantes y tipo de evento.
* Cronograma de Tareas: demarcación de fechas por importancia y necesidad de acuerdo a las actividades y trabajos previstos para la organización del evento.
* Manejo de Base de Datos: eventualmente generar, utilizar y actualizar una base de datos del ente organizador del evento.
* Impresiones: asesoramiento para el diseño, diagramación e impresión de materiales es parte de nuestro trabajo, tendientes a la promoción y divulgación del evento y  post evento.
* Promoción: formas más convenientes para la divulgación del evento tanto nacional como internacionalmente a través de medios de difusión y nuestros operadores en el exterior.
* Internet: recomendación en la creación de la página web y creación de direcciones de correos electrónicos para la secretaría como principal medio de comunicación y difusión.
* Inscripciones: elaboración del formulario de inscripción estableciendo categorías, diferenciación de costos, establecer plazos de pago, actividades incluidas y otras informaciones requeridas para la base de datos.
* Coordinación en Sede: de toda la logística del evento.
* Relaciones con la Prensa: reuniones de prensa, coberturas, gacetillas, diseños de campos pagados
* Materiales para participantes: verificación de acreditaciones, verificación de maletines con los materiales necesarios dentro
ASESORAMIENTO
*Evaluación de la Sede: verificamos la cantidad de personas participantes y tiempos de duración de los foros como así también las comodidades que pueda reunir tanto las salas de los foros como las salas para los coffee break y las demás instalaciones, a modo de sugerir el lugar de la sede.
*Presupuesto General: presentación de un plan de cuentas con detalles de costos fijos y variables posibles, y las probabilidades de ingresos por auspicios, inscripciones u otros, análisis de los costos e inversiones del ente organizador.
*Reuniones Mensuales: entre el Comité Organizador  o Consejo Directivo de la nucleación, y la secretaría general, a modo de ir cumpliendo el cronograma establecido e informar de las actividades realizadas y a realizar.
*Cronograma: establecer fechas y limites, para los trabajos y actividades a seguir
*Supervisión de las Contrataciones: de local, equipamientos y técnicos, personal de secretaria, hoteles, transportes y todo aquello que sea necesario.
ORGANIZACIÓN Y SECRETARIA
*Secretaría Pre-Congreso
Realización y envío de invitaciones: para los eventos sociales y especiales.
Elaboración del programa: en cuanto al manejo de los tiempos
Información y recepción de invitaciones: expedir información a los interesados de costos, formas y límites de pago, al igual que los formularios de inscripción.
Recepción de ponencias de expositores: para insertar en el resumen del evento.
Elaboración de carpetas, materiales y certificados
Asistencia a expositores personal capacitado atenderá las necesidades de expositores, ya sea en información, preparación de los elementos necesarios para su presentación, asesoramiento del lugar.
*Secretaría durante Congreso
Secretaría en el lugar del evento
Inscripciones y entrega de materiales
Asistencia a participantes y expositores
Información general y Relaciones Públicas
Traslados y paseos a expositores
Actividades sociales
Actividades para acompañantes
*Secretaría Post-Congreso
Informes finales
Informes financieros
Entrega de bases de datos
RECURSOS HUMANOS
*Secretaria ejecutiva: profesional contratada por el tiempo necesario hasta la presentación de informes finales, en forma exclusiva.
*Secretarias auxiliares: atachet, coordinadoras, azafatas de sala, operador y técnicos de computadores, operador de equipos audiovisuales, cajeros.
*Equipo de traductores: contratación de profesionales en diferentes idiomas.
*Decorador:  para ambientar un lugar en caso de necesidad.
*Personal de Seguridad
*Servicios generales
EQUIPAMIENTOS
*Computadores con impresoras
*Fotocopiadoras
*Equipo de traducción simultánea: en caso de requerir el evento se arrendará el equipamiento de punta.
*Equipos Audiovisuales
*Proyectores multimedia
*Plasmas equipo de proyección de alta calidad para lugares pequeños
*Punteros laser
*Semáforos para marcar los tiempos de disertación de los expositores.
*Micrófonos
*Circuito cerrado de  TV permite captar la imagen del orador o escenario y proyectarla en pantallas grandes retransmitiendo en otras salas.
EXPOSICIÓN PARALELA
*Planos: de la ubicación de los stands para el mejor aprovechamiento del lugar.
*Contratos:  con los arrendatarios de stands
*Catálogos
*Servicios en Sede: teniendo en cuenta todos los detalles sobre las necesidades y los cambios de ultimo momento.
*Promoción y venta
*Contacto con las empresas: afines del sector para promover la venta de la exposición.
*Enlace con armadores:  convenio con las empresas especialistas en el armaje de stands, escenarios, panelería, iluminación.
*Guía de expositores: con los detalles de servicios ofrecidos por las empresas expositoras.
FINANZAS
*Presupuesto: parcial o global del evento, teniendo en cuenta los recursos propios y los aportados por auspiciantes y patrocinadores.
*Control de costos: para evitar desfasar lo presupuestado para cada necesidad.
*Informes mensuales: de ingresos, egresos y gastos generados mensualmente.
*Informe final: una vez culminado el post evento se dará un informe final al Comité Organizador con la evaluación de rentabilidad del evento.
PROGRAMA SOCIAL
*Eventos sociales: cenas, almuerzos, cócteles, agasajos, premiaciones,
*Ornamentación: para actos y/o cócteles de apertura y clausura.
*Protocolo
*Eventos culturales
*Almuerzos y cenas: sugerimos restaurantes, lugares, menus y servicios
*Coffee Breack presentamos alternativas de servicios
SERVICIOS TURÍSTICOS
*Coordinación de Transportación
Servicios de traslados: Aeropuerto / Hotel / Aeropuerto, para lo cual dispone de un coordinador de aeropuerto y un coordinador de transporte que implica personal permanente en la terminal aérea para todos los vuelos de llegada de expositores y/o participantes.
Traslados rotativos: Desde los diferentes hoteles a la sede del evento con la debida coordinación y disponiendo de secretarias-acompañantes cuya cantidad de pasajeros alojados precise de apoyo logístico al esquema organizativo del evento.
Traslados a actividades sociales y oficiales: prevé la transportación y coordinación para los diferentes traslados a actividades sociales y /o protocolares inherentes al evento, estableciendo los horarios respectivos para facilitar el mejor desplazamiento de los participantes del evento
*Hotelería: contrata y reserva el hotel sede, reserva y coordina los servicios de alojamiento en hoteles alternativos cercanos a la sede.
*Guías: organiza y coordina el programa para acompañantes de un evento, previendo la calendarización de las actividades pertinentes, transportación, programación de excursión, contratación de coordinadores, guías en varios idiomas, etc.
*Excursiones locales y/o regionales: excursiones pre y post congreso City tour, Tour Lago, Tour de Compras, Circuito de Oro, Cena Show Folklórica, Cataratas del Yguazú y  Misiones Jesuíticas.
*Pasajes aéreos y terrestres: venta y confirmación de pasajes de llamada de cualquier parte del mundo para expositores, invitados especiales del ente organizador y participantes en general.
*Gestión de Línea Aérea Oficial: nexo entre la línea aérea y el Comité Organizador para gestionar los beneficios de contar con una compañía aérea oficial del evento.